sídlo: Olomouc - Holice, U Hřiště 810/8, PSČ 77900
IČ: 64618081
Zajištění informační povinnosti správce osobních údajů
Zásady ochrany a zpracování osobních údajů LB 2000, s.r.o. jsou vydány v souladu se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů a s Nařízením Evropského Parlamentu a Rady č. 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES („Obecné nařízení“ nebo „GDPR“) za účelem zajištění informační povinnosti správce osobních údajů dle čl. 13 GDPR.
Rozsah zpracování osobních údajů - kategorie osobních údajů
Subjektem LB 2000, s.r.o., jako správcem osobních údajů (a v některých méně častých případech i jako zpracovatelem), může dojít v souladu se základními principy zpracování osobních údajů (zákonnost, korektnost a transparentnost zpracování, účelové omezení, minimalizace osobních údajů, přesnost a aktuálnost, omezení uložení, integrita a důvěrnost) a za splnění níže uvedených podmínek, ke zpracování následujících kategorií osobních údajů.
Takovými údaji jsou zejména titul, jméno a příjmení, adresa trvalého pobytu, adresa sídla nebo místa podnikání, název obchodní firmy, datum narození, rodné číslo, IČ, DIČ, fakturační adresa, čísla předložených identifikačních dokladů a jejich kopie (veškeré údaje, které nelze kopírovat, jsou na kopiích dokladů začerněny), bankovní spojení.
Takovými údaji jsou zejména kontaktní e-mail, telefonní číslo.
Jsou to údaje, které subjekt osobních údajů poskytne správci osobních údajů pro stanovené účely na základě právních důvodů zpracování včetně souhlasu i údaje dostupné z regulérně provozovaných registrů Využívanými registry jsou zejména obchodní rejstřík, insolvenční rejstřík a centrální evidence exekucí.
Jedná se o údaje vznikající při přímé komunikaci mezi LB 2000, s.r.o. a subjektem údajů, dále pak zejména o údaje pro potřeby účtování a plnění zákonných povinností LB 2000, s.r.o. a o údaje zpracovávané pro řešení případných sporů plynoucích z konkrétních kontraktů.
Jedná se o zpracování osobních údajů, které není nezbytně nutné k plnění smlouvy, zákonných povinností správce či ochranu oprávněných zájmů LB 2000, s.r.o. Účelem jejich zpracování, zvláště pak při zpracování na základě Souhlasu pro obchodní účely, je zlepšení, zrychlení a zvýšení kvality vzájemné komunikace a poskytovaných služeb ze strany LB 2000, s.r.o. Tyto údaje jsou zpracovány jen v případě udělení souhlasu a mohou být zpracovány jen po dobu platnosti tohoto souhlasu. Udělení souhlasu je kdykoliv odvolatelné.
Případné zpracování lokačních údajů se týká výlučně zaměstnanců LB 2000, s.r.o. v rámci monitorování služebních vozidel při pracovních cestách pomocí GPS, v nezbytném rozsahu, za účelem ochrany a správy majetku LB 2000, s.r.o., na základě oprávněného zájmu LB 2000, s.r.o. jako zaměstnavatele.
Takovými údaji jsou údaje technického charakteru zpracování fyzických či fyziologických znaků fyzické osoby, které umožňují jedinečnou identifikaci. Případné zpracování biometrických údajů ze strany LB 2000, s.r.o. se týká podpisu a dále pak výlučně u zaměstnanců LB 2000, s.r.o. zejména otisku prstu v rámci systému vstupu do provozního areálu a do provozních prostor zaměstnavatele.
Za účelem ochrany vlastního majetku a výlučně z bezpečnostních důvodů LB 2000, s.r.o. používá kamerový systém. Provozování kamerového systému podléhá přísně stanoveným pravidlům a je prováděno pouze v nezbytně nutném rozsahu tak, aby nadměrně nezasahovalo do soukromí osob. Toto zpracování osobních údajů je nezbytné pro účely ochrany oprávněných zájmů LB 2000, s.r.o. a proto ke zpracování těchto osobních údajů LB 2000, s.r.o. nepotřebuje souhlas daného subjektu údajů. Subjekty osobních údajů jsou o pořizování kamerového záznamu vždy informovány.
Osobní údaje poskytuje subjekt osobních údajů správci osobních údajů pro stanovené účely na základě právních důvodů zpracování včetně souhlasu. Zdrojem osobních údajů jsou pro stanovené účely v nezbytné míře i údaje dostupné z regulérně provozovaných registrů, zejména obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, insolvenční rejstřík a centrální evidence exekucí.
Od účelu zpracování se odvíjí rozsah zpracovávaných údajů. Pro některé účely je možné zpracovávat údaje přímo na základě smlouvy nebo oprávněného zájmu LB 2000, s.r.o. či na základě zákona, a to vše bez souhlasu subjektu osobních údajů. Pro jiné účely může dojít ke zpracování osobních údajů pouze na základě souhlasu.
Poskytnutí osobních údajů nutných pro plnění smlouvy, plnění zákonných povinností LB 2000, s.r.o. a ochranu oprávněných zájmů LB 2000, s.r.o., je povinné. Bez poskytnutí osobních údajů k těmto účelům by nebylo možné provádět kontraktaci, poskytovat služby ani řádně plnit zákonné povinnosti. Zpracování z důvodu plnění smlouvy a plnění zákonných povinností nelze odmítnout.
Jedná se zejména o tyto dílčí účely: plnění účetních a daňových povinností (plnění zákonných povinností), vyúčtování (plnění smlouvy), vymáhání pohledávek a ostatní zákaznické spory (oprávněný zájem), ochrana a správa majetku, zejména vedení evidencí, které je LB 2000, s.r.o. jako zaměstnavatel povinen vést k prokázání daňové uznatelnosti výdajů (oprávněný zájem), života a zdraví (oprávněný zájem), zajištění důkazů pro případ nutnosti obhajoby práv LB 2000, s.r.o. (oprávněný zájem), účely stanovené zvláštními zákony pro potřeby přestupkového řízení, správního řízení, trestního řízení apod. a pro naplnění povinnosti součinnosti se státními orgány České republiky včetně Policie České republiky (plnění zákonných povinností).
LB 2000, s.r.o. se souhlasem subjektu údajů může zpracovávat některé údaje nad rámec nutný k plnění smlouvy a taktéž pro obchodní účely, a to na základě Souhlasu pro obchodní účely, pro vytvoření vhodné nabídky zboží a služeb LB 2000, s.r.o. subjektu údajů, pro zlepšení kvality služeb a pro případné zrychlení a zlepšení úrovně vzájemné komunikace. Konkrétní forma/formy – např. telefonicky, písemně, prostřednictvím internetové reklamy, formou elektronické komunikace, je vždy ve svobodné dispozici subjektu údajů, který případný souhlas uděluje. Správce provádí pro oslovení klientů s vhodnými nabídkami pouze nezbytně nutné zpracování. Poskytnutí souhlasu je dobrovolné a kdykoli odvolatelné. Pokud subjekt údajů svůj souhlas odvolá, není tím dotčeno zpracování jeho osobních údajů ze strany LB 2000, s.r.o. pro jiné účely a na základě jiných právních titulů, v souladu s těmito Zásadami ochrany a zpracování osobních údajů LB 2000, s.r.o. Obchodní sdělení lze zasílat jednak na kontakty našich stávajících zákazníků / klientů z titulu oprávněného zájmu LB 2000, s.r.o. a to jen do doby vyslovení případného nesouhlasu stávajícího zákazníka / klienta. Nebo na základě platného souhlasu se zpracováním osobních údajů pro obchodní účely. Zaslaná obchodní sdělení vždy obsahují možnost odmítnutí dalšího zasílání těchto sdělení.
Doby zpracování osobních údajů
Osobní údaje pro činnosti LB 2000, s.r.o., jsou zpracovány v rozsahu nutném pro naplnění těchto činností a po dobu nutnou k jejich dosažení nebo po dobu přímo stanovenou právními předpisy. Poté jsou osobní údaje vymazány, likvidovány v řádných lhůtách.
V případě, že mají subjekty osobních údajů splněny veškeré své závazky vůči LB 2000, s.r.o., je LB 2000, s.r.o., jako správce osobních údajů, oprávněna zpracovávat v databázích subjektů údajů jejich základní identifikační, adresní, kontaktní údaje i další údaje po dobu 10 let ode dne ukončení poslední smlouvy s LB 2000, s.r.o.
Jsou-li vystavovány správcem údajů faktury dle zákona o dani z přidané hodnoty, jsou v souladu s § 35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, archivovány po dobu 10 let od jejich vystavení. Z důvodu nutnosti doložit právní důvod pro vystavení faktur jsou návazně po dobu 10 let ode dne ukončení smlouvy archivovány i příslušné smlouvy.
Záznamy pořízené kamerovým systémem LB 2000, s.r.o., jsou průběžně automaticky mazány, je-li vyčerpána kapacita záznamového systému, (která činí 3 TR) z příslušného datového úložiště, kdy dochází k nahrazení těchto dat aktuálně pořizovaným záznamem. Delší doba archivace záznamů z kamerového systému je přípustná pouze tehdy, vyplynulo-li by ze záznamů, že došlo k protiprávnímu zásahu do majetku či jiných práv a chráněných zájmů LB 2000, s.r.o.
Režim osobních údajů poskytnutých v rámci jednání, které nevedlo k uzavření smlouvy
V případě jednání mezi LB 2000, s.r.o. a potenciálním zájemcem o uzavření smlouvy, které nebylo zakončeno uzavřením smlouvy, je LB 2000, s.r.o. oprávněna zpracovávat poskytnuté osobní údaje po dobu 3 měsíců od ukončení příslušného jednání.
Ostatní příjemci osobních údajů
LB 2000, s.r.o. při plnění svých závazků a povinností využívá odborné služby jiných subjektů. Pokud tyto subjekty zpracovávají osobní údaje předané od LB 2000, s.r.o., mají postavení zpracovatelů osobních údajů. Zpracovávají osobní údaje pouze v rámci pokynů udělených LB 2000, s.r.o. Může jít zejména o činnost účetního, daňového poradce, auditora, advokáta, správce IT systému apod. S takovými subjekty uzavírá LB 2000, s.r.o. smlouvu o zpracování osobních údajů, ve které má zpracovatel stanoveny povinnosti k ochraně a zabezpečení osobních údajů, odpovídající evropskému standardu.
Pro realizaci své činnosti může využívat LB 2000, s.r.o. spolupráci s externími partnery, kteří jsou v postavení správce osobních údajů (nebo kumulativně v postavení správce osobních údajů a zároveň i zpracovatele osobních údajů). Těmto subjektům může LB 2000, s.r.o. předávat osobní údaje pouze v nezbytně nutném rozsahu, určeném účelem dané agendy a po předchozím prověření zajištění ochrany osobních údajů na úrovni evropských standardů ze strany těchto subjektů.
LB 2000, s.r.o. v rámci plnění svých zákonných povinností předává osobní údaje správním orgánům a úřadům stanoveným platnou legislativou.
Kategorie zpracovatelů, správců a dalších příjemců osobních údajů
LB 2000, s.r.o. vede aktuální seznam jednotlivých kategorií zpracovatelů, správců a dalších příjemců osobních údajů, u kterých může dojít ke zpracování osobních údajů subjektů údajů. Jedná se zejména o poskytovatele účetních, daňových, finančních a právních služeb a poradenství, IT služeb, servisních a technických služeb, poštovních služeb, o případné zplnomocněné subjekty a další příjemce, jako jsou správce daně, statistický úřad, orgány činné v trestním řízení.
LB 2000, s.r.o. nepředává osobní údaje do další země v rámci EU.
LB 2000, s.r.o. nepředává osobní údaje do třetí země ani mezinárodní organizaci mimo rámec EU.
LB 2000, s.r.o. zpracovává osobní údaje manuálním způsobem i automatizovaně a vede řádnou evidenci takových činností, při kterých dochází ke zpracování osobních údajů.
Dle čl. 15 GDPR má subjekt údajů právo na přístup k osobním údajům, které zahrnuje jednak právo získat od LB 2000, s.r.o. potvrzení o zpracování osobních údajů, právo na informace o účelech zpracování, kategoriích osobních údajů, jež jsou zpracovávány. Dále pak o příjemcích, kterým jsou osobní údaje zpřístupňovány a o době zpracování. Dále má subjekt údajů právo požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů, týkajících se subjektu údajů, nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování. Může si vyžádat kopii osobních údajů, přičemž v případě opakované žádosti bude LB 2000, s.r.o. oprávněna za kopii osobních údajů účtovat přiměřený poplatek.
Dle čl. 16 GDPR má subjekt údajů právo na opravu nepřesných osobních údajů, resp. na doplnění neúplných osobních údajů, které o něm LB 2000, s.r.o. zpracovává. Subjekt údajů má vůči správci údajů adekvátní povinnost oznamovat změnu svých osobních údajů a doložit, že k takové změně došlo.
Dle čl. 17 GDPR má subjekt údajů právo na výmaz osobních údajů, které se ho týkají, pokud LB 2000, s.r.o. neprokáže oprávněné důvody pro zpracování těchto osobních údajů. LB 2000, s.r.o. má nastaveny mechanismy pro výmaz osobních údajů, kdy pominul účel, jež určoval rozsah a parametry zpracování osobních údajů.
Dle čl. 18 GDPR má subjekt údajů do doby vyřešení podnětu právo na omezení zpracování, pokud bude popírat přesnost osobních údajů, důvody jejich zpracování nebo pokud podá námitku proti jejich zpracování.
Subjekt údajů má také dle čl. 19 GDPR právo na oznámení ze strany LB 2000, s.r.o. v případě opravy, výmazu nebo omezení zpracování osobních údajů.
Čl. 20 GDPR přiznává subjektu údajů právo na přenositelnost údajů, které se ho týkají a které poskytl správci, a to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo požádat LB 2000, s.r.o. o předání těchto údajů jinému správci. Žádosti nelze vyhovět, pokud by v konkrétním případě mohlo dojít k negativnímu dotčení práv a svobod třetích subjektů.
Dle čl. 21 GDPR má subjekt údajů právo vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu LB 2000, s.r.o. Je na LB 2000, s.r.o., aby jako správce osobních údajů prokázal existenci oprávněného důvodu pro zpracování, který převažuje nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů. V opačném případě LB 2000, s.r.o. zpracování na základě námitky ukončí bez zbytečného odkladu.
Souhlas se zpracováním osobních údajů je kdykoli odvolatelný, a to stejně jednoduchou formou, jakou byl udělen.
Subjekt osobních údajů má právo nebýt předmětem rozhodování, založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které má pro subjekt osobních údajů právní účinky.
LB 2000, s.r.o. neprovádí automatizované rozhodování.
Profilování
LB 2000, s.r.o. neprovádí profilování za účelem zefektivnění a případné individualizace nabídky zboží a služeb.
Na níže uvedených kontaktech mohou subjekty osobních údajů realizovat možnost uplatnění svých práv, a to písemnou či elektronickou formou.
E-mail: kristyna.klvacova@lb2000.cz web: www.lb2000.cz
Subjekt údajů má právo podat stížnost a obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů www.uoou.cz
Zásady ochrany a zpracování osobních údajů LB 2000, s.r.o. podléhají průběžné aktualizaci, vždy s uvedením pořadového čísla aktualizace a termínu jejího uskutečnění.
Tyto Zásady ochrany a zpracování osobních údajů vstupují v účinnost dnem zveřejnění, tj. 1.1.2021
Poslední aktualizace č. - proběhla: den – měsíc – rok -